Waarom een administratieve maandafsluiting een best practice voor iedere ondernemer hoort te zijn
Als je een eigen onderneming start, dan is de kans groot dat je ieder kwartaal (soms zelfs iedere maand of juist jaarlijks) de BTW-aangifte indient. Voor veel ondernemers is dit tevens het moment om de administratie bij te werken. In dit artikel bekijken we echter de voordelen van een maandafsluiting, want hoewel het meer werk lijkt zal het je uiteindelijk vooral tijd (en geld) besparen.
Voordelen maandafsluiting
Voordat ik inga op de voordelen van een maandafsluiting, is het verstandig om je administratie bij te houden met een kwalitatief online boekhoudprogramma. Dit zorgt er namelijk voor dat je veel minder tijd kwijt bent dan met een handmatige administratie, je altijd het overzicht behoudt (handige rapportages en dergelijke) en je minder geld kwijt bent dan als je de gehele administratie uitbesteedt aan een boekhouder. Dus laten we kijken naar de voordelen van een maandafsluiting, in combinatie met goede boekhoudsoftware.
Beter budgetbeheer
Door per maand af te sluiten is het veel makkelijker om met budgetten te werken. Het is bijvoorbeeld veel accurater, omdat je precies weet welke uitgaven en inkomsten er die maand zijn geweest. Zo kun je openstaande facturen opvolgen en komen eventuele problemen meteen aan het licht, evenals het ontdekken van verborgen kansen.
Een maandafsluiting maakt het ook eenvoudiger om een gedeelte van de omzet apart te zetten voor het betalen van de belasting, waarmee we meteen bij het volgende punt zijn aangekomen.
Geen stress tijdens de kwartaalaangifte
Als je iedere maand afzonderlijk afsluit, is het indienen van de BTW-aangifte veel eenvoudiger en sneller. In tegenstelling tot een afsluiting per kwartaal of jaar, hoef je hierdoor niet meer achter eventuele inkoopbonnen aan die kwijt zijn geraakt of ineens nog allerlei facturen in te boeken.
Het is ook veel simpeler om gegevens per maand bij elkaar te verzamelen dan per kwartaal, aangezien alles nog vers in het geheugen zit. Jouw boekhoudsoftware laat daarnaast precies zien hoeveel je iedere maand verschuldigd bent aan belasting, zodat je tijdens de BTW aangifte niet voor een onaangename verrassing komt te staan.
Vooruit kijken
Door jezelf iedere maand te dwingen de periode af te sluiten, kun je al je aandacht vestigen op aankomende uitdagingen. Je hoeft namelijk niet meer stil te staan bij administratieve taken, want je weet dat alles tot zover helemaal in orde is. Dit is een zeer prettig gevoel en geeft je de mogelijkheid om echt te werken aan de groei van je onderneming en de taken die op dat moment het belangrijkste zijn.
Tijd besparen
Door er een gewoonte van te maken om vaker de administratie bij te houden, bespaar je uiteindelijk veel tijd. Het kost namelijk veel minder moeite om tussendoor eventjes wat bij te werken, dan op het laatste moment van alles en nog wat te moeten regelen. Niet alleen omdat je nog precies weet hoe en wat, maar ook omdat je op deze manier je tijd veel efficiënter kunt benutten. Bijvoorbeeld als je even een kwartiertje niets te doen hebt of tien minuutjes aan het einde van iedere dag.
